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商业企业内部控制研究

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  [摘要] 近年来,国内商业企业发展迅猛,行业竞争日趋激烈。实施有效的内部控制,对于商业企业更好地适应市场环境,实现长远发展具有重要意义。本文结合国内商业企业的特点和行业发展趋势,阐述了商业企业如何实施有效的内部控制,提出了全面、系统的解决方案。
  [关键词] 商业企业 内部控制 管理 制度建设
  
  一、国内商业企业实施内部控制的重要意义
  随着我国国民经济迅速发展,人民生活的逐步提高,对于各类商业产品的需求不断扩大,国内商业发展迅猛。同时,由于商业领域按照WTO规则,不断放宽对于外资企业的限制,一大批跨国商业企业进入国内市场,行业竞争日趋激烈,已成为我国市场化程度最高的行业之一。增强企业的核心竞争力,降低运营成本,规避市场风险,提高企业资本经营效率直接决定了商业企业的存续和发展。实施并不断加强内部控制,已经被国外企业以及国内一些优秀企业证明为有效解决之道。
  从单个企业而言,内部控制具有以下重要意义:一是保护商业企业财物的安全,防止和减少财物被人为损坏、浪费、贪污、盗窃、挪用以及不合理使用等;二是增强商业企业会计资料的真实与可靠,为企业决策和改进管理提供准确、翔实的依据;三是有利于企业更好地履行国家法律法规,国家制定的一系列法律和规章制度,都要求企业通过建立内部控制制度来落实,商业企业必须主动实施内部控制以履行社会责任和义务;四是保证商业企业的经营效率,有效的内部控制能够合理地对企业内部各个职能部门和人员进行分工、控制、协调和考核,促使其更好地履行职责,确保企业经营活动的有序、高效地进行。
  二、当前商业企业内部控制存在的问题
  商业企业是以经营“商品”为主的商贸型企业,是生产企业和用户的中介,通过提供服务、实现商品流通赚取价差,获得利润。从管理的角度来讲,商业企业以分销计划与控制为起点,以产品的进销调存和财务管理为核心。有效的内部控制系统是商业企业建立的防范市场风险的第一道防线,但是当前商业企业在实施内部控制时,存在如下一些共性问题。
  1.市场竞争加剧很大程度上转移了商业企业实施内部控制的视线。近几年来,商业企业在社会市场零售总额中所占比重由30.3%降至27.7%,并还有继续下降的趋势,同时企业数量不断攀升,企业经济效益下降,资产负债率小于1的企业仅占30%左右,企业盈利水平很低。市场竞争的压力使得商业企业忙于应付突发事件、注重短期效益,而忽视了内部控制,就是建立了内部控制制度的企业,也普遍存在执行性差、效果差等情况。
  2.商业企业缺乏风险意识和风险评估机制。很多商业企业尤其是内资商业企业、中小型商业企业对于经营风险例如政策风险、财务风险、商品安全风险等缺乏应有的认识,盲目扩张,过分重视门店数量和经营品种,意图通过融资、借贷等资本手段扩大企业规模。这一方面是应付过度竞争的无奈选择,另一方面是对于企业的决策和运营在未经风险评估的情况下就开始实施的“冲动”,造成企业内部控制流于形式。
  3.商业企业对关键点的内部控制存在偏差。商业企业经营流程中的关键点在于经济业务和活动的批准权;明确各员工的职责充分的凭证、账单设置和记录;资产和记录的接触控制;业务的独立审核等。很多企业对于这些点的内部控制要么过于严格,缺乏必要的灵活空间,难以及时调整应对复杂多变的情况,要么过于宽泛,执行过程中千差万别,效果参差不齐。
  4.商业企业信息化建设滞后。不仅仅是内部控制、就是企业的其他活动也都需要一个良好的信息化平台,实现各种信息的及时、准确、全面地采集、录入、分析、传输和应用。据相关部门的调查,重视信息化建设的企业仅为国内企业总数的30%,在商业企业中这个比例更低。而实际上,商业企业更需要一个坚实的信息化平台,例如企业采购商品的价格经常是变动的,如果没有信息化平台,管理者就难以及时掌握市场行情和库存结存情况,造成商品采购人员(部门)、门店管理人员与供应商串通,损害企业利益的行为,近日曝光的北京某大型超市门店长收取高额回扣事件就充分说明了这一点。
  4.商业企业监督机制不健全造成内部控制的作用大打折扣。很多商业企业尤其是中小型企业对于内部监督还停留在财务检查、货物盘点、人员考评等传统观念上,各种制度“只防好人、难防坏人”。同时,商业企业接受外部监督,例如工商、税务、外部审计、新闻媒体等动力不足,难以与内部控制形成全方位、多层次、高效率、低成本的监督机制。这直接或间接造成了内部控制的覆盖面过窄、承受压力过大,同时难以实现各部门的联动和互动、奖惩也缺乏有效的激励作用。
  三、商业企业实施有效内部控制的方案设计
  1.总体原则
  商业企业内部控制制度应涵盖商业企业内部的所有经济业务、相关部门和岗位,并将业务处理过程中的关键控制点落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。遵循合法性原则、全面性原则、协调性原则、经济性原则和时效性原则。
  2.商业企业内部控制审核与评价的内容
  (1)商业企业内部控制审核与评价的基本思路。这一思路应在总体原则的基础上,遵循“提出是什么、为什么→收集整理信息→内部研讨并结合必要的外部咨询→找到怎么办→实施”的过程。主要包括以下要点:①流程目标是否合理?②流程中有哪些风险点会对目标实现产生重大影响?③针对每个风险点是否都有相应的控制点?④每个控制点在逻辑上是否可以达到控制效果?⑤每个控制点的实施在实践中是否可行?⑥该流程有效性评估结论。
  (2)商业企业内部控制审核与评价的范围主要包括:
  ①销售收款流程;②采购付款流程;③库存管理流程;④资产管理流程;⑤基建管理流程;⑥生产成本控制流程;⑦费用支出控制流程;⑧合同管理流程。
  3.商业企业实施有效内部控制的具体措施
  (1)优化内部控制环境
  控制环境是商业企业内部控制的基础,控制环境的好坏直接关系到商业企业内部控制的执行和贯彻。优化商业企业的内部控制环境是全社会的责任,需要由商务、物价、工商、税务、质量技术监督、城市管理等多个政府部门,以及新闻媒体通力配合,完善法律法规,依法行政,制止、打击倾销、以次充好、虚假宣传、垄断、偷骗税等行为,为商业企业营造公平、宽松的市场环境。企业应将内部控制作为增强自身竞争力、降低成本、抵御不正当竞争的有力武器,改善经营管理,创新经营模式,为社会提供更好的服务。
  (2)完善控制风险机制
  当前商业企业要通过实施有效内部控制来提高自身的风险意识和水平,即根据自身实际情况,制定对应的企业风险管理制度,将风险评估系统化,通过风险评估识别企业内部所有重要业务流程,持续改进、建立起科学的风险评估制度体系。通过利用各种风险分析技术,找出业务风险点,并采取恰当的方法降低风险。在今后一段时期,对于商业企业来说,影响范围大、造成损失严重、发生概率高的关键风险点集中在四个方面,一是企业中长期发展战略规划,二是销售与收款业务,三是采购与付款业务,四是人力资源管理,都需要商业企业完善制度、加大投入、持续关注加以改进。
  (3)强化内部控制措施
  商业企业内部控制制度的建立必须注意到各个管理层面的权力配置是否合理、责任是否明确,其目标是形成有效的激励、监督与制衡机制,以保障各项措施的切实运转、发挥作用。以成本控制为例,商业企业要完善成本控制责任网络,在可控成本发生的重点环节上做文章,实施可控成本指标分解,将费用控制指标直接落实到职能部门,并通过逐级分解、层层传递,把成本控制意识和压力传递到所有员工,直接与员工的待遇

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