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论规章制度与结构建设的整合

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:www.bob123.com  发布时间:最新发布
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摘    要:
加强企业规章制度一体化与结构化建设是提高企业管理水平、促进管理效率提升的重要保障, 通过对企业规章制度管理存在的普遍问题、开展规章制度一体化与结构化建设的必要性进行分析, 探索规章制度一体化与结构化建设的方式与内容。
关键词:
规章制度; 一体化; 结构化; 信息化;
规章制度是企业在职能履行过程中, 以界定管理责任、规范管理程序、明确管理要求、落实检查考核为主要内容而制定的具有普遍约束力的制度规范。正如法治国家需要不断健全的法律法规来保障国家各项事务的正常运转一样, 规章制度是企业经营目标、管理理念的现实载体, 是履行管理职能、实现管理目标的程序、方法和途径选择, 是企业依法运行、有序运行的依据和保障。随着国有企业规章制度建立的外部输入条件增多, 涉及国家法律法规、国有资产监督管理委员会指导和规范性文件及质量管理体系、职业健康及安全管理体系、知识产权管理体系、两化融合等各类标准管理体系要求。企业作为一个独立法人实体, 除需制定满足相应外部要求的文件外, 还应探索各管理要素下呈现的相关文件的有机统一管理, 使规范的程序在完善的制度体系下进行运行, 各管理过程明确清晰, 不重复叠加、不缺失遗漏, 规章制度文件实现一体化及结构化的管理模式, 真正发挥企业规章制度的规范作用、指引作用。
一、企业规章制度管理面临的问题
1. 外部管理要求增多, 规章制度设计缺乏系统性
通常情况下, 规章制度在我国企业中的历史更久远, 长期以来, 维持企业正常运作的管理文件中规章制度占有绝对的份额。随着企业的不断发展, 很多其他认证体系也逐步介入, 如质量管理体系、职业健康与安全管理体系、知识产权管理体系、两化融合管理体系、内部控制体系等。导入这些体系文件是为了更好地满足管理及客户的需求, 并使企业获得长期有效的发展。但在这些体系中有大量共同要素交叉重叠, 如人力资源管理、项目管理、培训管理、文件管理、记录管理、持续改进等。由于没有对规章制度管理进行系统性的设计, 使得要素或管理过程在几个体系中重复实施, 并且由于归口部门较多, 企业管理往往处在一种外部要求得以满足, 但内部执行文件时却如大海捞针, 难免挂一漏万。
2. 各类管理过程交叉, 规章制度设计结构化程度不足
各类管理体系文件与规章制度融合度不高, 往往虽各有侧重却仍存在管理交叉又或出现管理空白地带, 不能放眼企业整体规划, 疏通各大管理过程。加上企业内外部环境和管理方式变化的反复修订, 企业自身未能从企业管理内部需求中识别是何类何种管理过程的变化, 头痛医头、脚痛医脚的修订模式, 导致规章制度文件的结构化程度差强人意, 在具体实施过程中产生了不少矛盾, 影响了制度的顺利执行。
3. 规章制度文件检索困难, 影响规章制度执行效率
规章制度文件系统化与结构化程度不足, 导致规章制度的信息化管理面临同样的问题, 如A体系中提到的某业务的管理要求并不能穷尽其他体系的管理要求, 且并未建立有效的连接, 给文件使用者带来极大的不便。特别是检索文件时不知晓属于何体系何类何种管理过程, 查找无从着手。
二、规章制度一体化与结构化建设的必要性和重要性
1. 加强规章制度一体化与结构化建设是满足内外部管理要求的客观需求
外部各类认证体系的要求与企业内部管理要求的有机融合, 是确保企业内部正常运转的客观要求。在企业原有管理模式与各认证管理体系在管理背景、管理对象、管理目标多处事项存在管理竞合的情况下, 暴露了多套体系各自为政、职责矛盾、流程交叉等管理问题, 同时需要应付多项外部审核与检查, 浪费人力资源。为达到节约管理成本、提高管理效率的目的, 企业必须建立一体化与结构化的规章制度管理体系, 将各项管理活动及流程纳入整体考虑, 真正达到最佳的管理效果。
2. 加强规章制度一体化与结构化建设是企业管理提升的重要举措
规章制度是企业实现业务流程规范化、依法治企、进行管理提升的重要保证。随着企业业务的不断拓展, 日渐需要完善决策管理机制, 建立决策、执行和监督体系框架, 通过规章制度将各业务管理流程予以明确与固化, 才能使各管理流程定位准确、形式规范、要素健全。对标国际一流企业, 无一不以完善的经营机制、规范的制度文件管理体系作为支撑。因此建立满足战略需求、资源得以有效配置的一体化与结构化规章制度体系, 是企业管理提升的重要举措。
3. 加强规章制度一体化与结构化建设是企业落实战略规划的主要抓手
加强规章制度体系建设是保障企业将既有资源优势、能力优势转化为现实竞争力, 实现战略“落地”的重要措施, 规章制度是企业管理体制和运行机制的显性化呈现, 体现了企业经营策略、管理理念和文化导向。因此加强规章制度的一体化与结构化建设, 对于保障企业战略目标的实现、提高市场竞争力, 发挥着至关重要的作用。
三、规章制度一体化与结构化建设思路与内容
1. 建立健全制度建设组织机构
通过自上而下制度文件体系管理组织的建立, 实现制度文件管理的权威性、统一性和及时性。一级组织成立由企业负责人担任主任的制度体系建设管理委员会。该委员会作为制度体系建设工作的领导决策机构, 负责企业制度体系的规划、建设、评价、改进决策。制度体系建设管理委员会下设由规章制度分管领导、总法律顾问领导的工作办公室, 具体负责落实委员会部署的各项制度建设实施工作。二级组织为制度的两级执行管理机构。两级执行管理机构即由一个职能部门对企业全部制度进行统一归口管理, 加强企业层面制度建设的统筹管理, 负责制度年度计划的汇总, 制度文件关系审核, 组织并参与制度执行的监督、检查和反馈工作;而各个体系原归口管理部门行使对其体系内制度的垂直监督与管理的职能, 负责组织实施本体系内有关制度的修编计划, 会签其他部门相关制度。三级组织为制度体系建设专业小组。专业小组构成制度体系建设的工作联络网, 由相关部门领导及落实具体工作的部门员工组成。各相关部门第一责任人是本部门制度建设工作的第一责任人, 专业小组人员需对规章制度及各类认证管理体系文件中的一类或几类文件, 有较深入的接触和认识, 负责本部门制度建设的沟通、协调工作。
2. 开展规章制度管理体系整合的顶层策划
在规章制度一体化建设过程中, 首先根据组织手册对现有职能进行统一梳理, 明确主要业务模块。再以该主要业务模块为基础, 梳理内控、质量管理体系、双体系等各类体系文件中涉及的管理要素, 以嵌入主要业务模块建构子模块为原则, 新增事项无主要业务模块对应时新增主模块为补充的方式搭架规章制度一体化框架。
在规章制度结构化建设过程中, 以上述主要业务模块及其嵌入的相关管理要素为蓝本, 综合考虑各管理体系和企业的相关管理要求, 根据各主要业务模块下设子模块的内容及争议焦点, 制度建设组织机构组织相关部门就与结构化相关的模块设置进行论证及研讨, 形成若干主模块、各主模块下设若干子模块的管理框图, 对每一模块的管理边界予以明确, 完成规章制度的结构化设计。
以一体化与结构化为目标设计完成的顶层策划, 突出了制度体系的上下统一和全面覆盖, 保证制度体系的完备性、系统性, 使相应制度文件和管理要素在一体化的过程中均可进行准确定位, 确保企业战略、机构职责、管理过程的相互协调匹配适用, 提高管理效率。
3. 建立完备的审核机制
规章制度的一体化与结构化管理在实施过程中, 需以完备的审核机制作保障。规章制度在流程设计过程中涉及的部门权力分配和利益协调是否合理合规, 相关管理流程是否在不同模块出现重复描述等问题, 是一项需要通盘考量的审核工作, 规章制度评审会作为企业最高决策机构审议前的前置把关环节必不可少。规章制度评审会应明确评审要点, 理顺制度文件关系, 关注流程的可操作性及效率问题, 确保流程优化, 符合一体化与结构化文件的设置要求。
4. 加强宣传保障
企业一方面应加大对规章制度一体化与结构化建设工作的宣传工作, 统一思想, 提高认识。另一方面应加强对发布实施的规章制度的宣贯、培训, 完善监督、检查与考核工作。做到全体职工了解规章制度, 使制度深入人心, 从而保证规章制度的有效执行。同时借助日益发达的网络等媒介, 开展知识竞赛、有奖竞猜等形式多样的趣味活动, 营造遵章守纪的工作氛围, 不断把规章制度的相关要求渗透到员工的行为准则和价值观念中去, 增强员工模范执行的自觉性。
5. 加强规章制度一体化与结构化管理模式下的信息化建设
规章制度的查询、使用是否高效、便捷是影响规章制度能否有效执行、提高管理效率的重要因素。规章制度平台需具备规章制度一体化与结构化框架搭架、制度录入、分类查询、按部门查询、精准检索、模糊查找、流程演示等功能。同时为满足外部体系审核的要求, 还应专门设立子体系文件管理功能, 满足信息化管理的各项目标要求, 真正实现规章制度的信息化管理。
参考文献
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