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目前开发的电子文件和纸质文件的整合

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:www.bob123.com  发布时间:最新发布
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摘    要:
纸质档案和电子档案各有优缺点, 在档案管理过程中需要相互融合、取长补短, 共同发展。该文从电子档案与纸质档案的优劣势分析、电子档案与纸质档案融合发展的必要性、两种档案融合发展存在的困境及融合发展的建议措施等方面进行了阐述。
关键词:
电子档案; 纸质档案; 融合发展;
随着信息技术的不断发展, 电子档案以其便捷性、共享性等优势越来越受到青睐, 同时传统的纸质档案依然有着它不可替代的作用。唯有将二者取长补短、相互融合, 才能充分地将纸质档案和电子档案的各自优点发挥到最大的利用效果, 从而达到档案存储的最优程度。
1 电子档案与纸质档案的优劣势分析
电子档案属于现代化档案管理手段, 是通过计算机技术将特定信息储存的档案形式。相对于传统的档案管理方式, 电子档案具有多方面优势。电子档案主要应用磁盘、光盘等存储介质, 随着信息技术的发展进步, 该类介质的存储量不断提高。由存储介质存储的档案信息可重复利用性高, 而现阶段互联网技术的发展, 为电子档案的传输创造了更加便利的条件, 电子档案能够随时进行使用和修改, 共享性高。另外, 电子档案的信息编辑、存储、与运输都根据使用者的需要转变成利于其使用的形式, 带来了便利, 并且准确性高。但电子档案也存在缺陷, 如电子档案虽具备复制、修复等功能, 且能够不断更新保存, 但档案的原始性往往难以保证, 在共享过程中, 信息安全性也可能存在风险。
纸质档案指的是采用传统纸张记录信息的档案, 其最大价值就在于能够很好地保留档案文献的原始性价值, 体现了档案的原始记录性和凭证作用, 这是其他任何文件形式不能替代的。此外, 由于纸质文件一般具有固定的结构及格式, 可以对记载数据进行全面审核, 保证信息不被篡改, 保证了数据的稳定性, 维护了信息的真实性和可靠性, 真正落实了安全管控和稳定分析的资料管理目标。借助纸质档案的形式还能够保证档案留存过程的直观性以及完整性和真实性, 从根本上维护了阅读和档案调取工作的实际效果, 纸质档案的稳定性是电子档案不能替代的。但同时纸质档案也存在诸如易损坏、易老化、无法再生等不足, 往往需要管理人员投入较大量的人力、物力和精力进行保护。
2 电子档案与纸质档案融合发展的必要性
信息化时代早已到来, 电子档案的使用已呈现普及状态, 为使用者提供了便利, 但电子档案也存在着诸多不足, 如它对计算机设备要求高, 往往对存储介质依赖程度高, 在电子档案的存档或使用过程中发生故障或意外情况, 解决途径的选择也将受到限制。此外, 因其易被修改的特性, 电子档案的管理必然有局限性, 如电子档案的收集和保存过程中被篡改, 这样不能达到档案管理的目的, 易使电子档案不具备本身的原始性, 从而失去了存储价值。与之相反, 纸质档案具备不易被篡改的特性, 可靠度相对较高, 完整保存也会更好, 但纸质档案又存在着浪费纸质资源等缺点。纸质档案与电子档案各有优势与不足, 从长期发展来看, 只有确保两种形式的档案融合发展, 合作创建一套一体化的档案管理形式, 互通合作才会带来双赢的局面。电子档案的高效率模式, 弥补了纸质档案的不足;纸质档案所具备的原始特性也弥补了电子档案的缺点, 只有两者融合发展, 完善当前的档案管理工作, 才能保障档案管理更加科学和有效。
3 两种档案融合发展存在的困境
目前电子档案和纸质档案并存发展, 如将两种档案融合发展, 目前尚存在着诸多问题。首先, 工作人员还比较缺乏统筹管理两种档案的意识, 易导致档案管理出现漏洞, 如电子档案的安全性无法得到保障, 纸质档案存储有限性问题也没有弥补, 可致使管理工作失去实效性, 也容易严重制约档案管理工作的可持续发展。其次, 单位普遍对于两类档案的统筹管理缺乏认知。目前, 传统的纸质档案虽依旧在广泛应用, 但电子档案的便捷性及存储价值具有较大的吸引力, 导致多数管理人员对传统纸质档案关注度逐渐降低。在存档工作中, 一部分档案应用电子档案, 一部分应用纸质档案, 未进行有效的统一分类管理, 造成档案查找及管理的混乱。
4 两种档案融合发展的建议措施
首先, 健全完善档案管理制度。电子档案具有易删改的特征, 健全科学的档案制度, 将纸质档案与电子档案有效融合, 能够使档案在使用、存储、修改的过程中不易造成信息丢失, 弥补电子档案的安全性问题。在电子文档存储过程中, 还要关注电子档案载体格式转换问题, 对发生改变的情况进行全程记录, 以保证电子档案信息的完整性与原始性。
其次, 建立统筹管理模式。该管理模式建立一种呈现电子档案与纸质档案相互独立又彼此联系的双管理系统统筹模式。在纸质档案与电子档案并存情况下, 分别建立两个独立的数据库管理, 两种档案实现有效对接。相关工作人员则充分利用两种档案的特点及优势, 在收集、存储和使用等环节分别建立各自规范的管理模式, 通过分别建立对应两类档案的的管理系统, 以保证纸质档案与电子档案在使用和储存过程中实现迅速灵活地切换, 从而提高了两种档案使用的高效、快捷、便利。
最后, 提升档案管理人员综合素养。灵活运用计算机是档案管理人员必备的技能, 档案管理工作人员必须熟悉并掌握电子档案的各类存储质及其相应的特点。更要认真学习档案业务知识, 努力提高档案管理的能力, 并在平时工作中及时进行必要的经验总结, 逐步健全完善档案管理手段, 以保证档案工作能够扎实开展。
电子档案和纸质档案各有优缺点, 在档案管理过程中需要相互融合、取长补短, 共同发展。实际工作中, 档案工作人员要依据工作实际自主确定档案管理模式, 充分将纸质、电子两种档案的优点充分发挥。档案管理工作正在随着科技进步不断地发展, 我们期待通过必要的手段和模式将纸质、电子两类档案共存利用, 发挥到最优程度。
参考文献
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