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“互联网+”环境下烟草企业现代化管理应用——以钉钉移动办公为例

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:www.bob123.com  发布时间:最新发布
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摘    要:
钉钉办公软件因为具有沟通便捷、及时性等优势, 在企业管理中开始得到广泛应用, 借助于互联网+技术, 将钉钉移动办公软件运用到烟草企业管理中, 这一尝试开始在部分烟草企业中出现, 并表现出显著优势。
关键词:
互联网+; 烟草企业; 现代化; 管理; 钉钉;
面对竞争越来越激烈的市场环境, 烟草企业改革迫在眉睫、势在必行, 而钉钉移动办公软件有着传统的办公软件所无法媲美的优势, 可以促使烟草公司更好、更快地实现高效、可视化办公。借助于互联网技术, 将钉钉办公软件应用到烟草企业管理中, 能够有效提高烟草企业的现代化管理水平, 促使烟草企业管理水平迈上新台阶。
一、钉钉办公软件特色功能介绍
1. 钉钉软件归根结底是一个工作方式
不管是拥有成千上万员工的大企业或者是小至几百人的小公司, 甚至是只有几十号人的部门, 都不可避免的会遇到一个问题, 在群发消息并要求接收人收到后回复时, 总有一些员工没有反馈收到结果, 这样就无法判断员工是真没有收到消息还是装作没收到, 而钉钉具有信息“已读”显示功能, 可以有效解决群发消息没有反馈的问题, 极大地提升了群发消息的结果反馈有效性。
2. 钉钉让文件资源信息共享更为方便
企业在日常办公时, 会有很多文件进行存储, 例如请假流程、审批表格、员工和客户交流的资料等。这样就对存储系统容量有着一定需求, 要求文件存储方便、快捷、便于查阅, 而钉盘是钉钉软件中非常突出的功能, 可以为企业提供出超过几百G的信息存储空间。用户可以将文件资料存储到钉盘中, 防止因信息太多而淹没文件, 想要找的时候找不到。
3. 简道云可以让办公平台量身定做
对于企业不同部门而言, 其办公需求也不尽相同, 而这种多样化办公需求就要为用户制定出相应的办公平台, 同时还要便于实现, 简单可行。而间道云则在很大程度上满足了这样的多样化办公需求, 为企业人事管理、业务管理、客户管理等提供出相应的办公模板, 用户仅需要按照自身需求选用办公平台即可。在这一过程中, 不需要进行编程, 可以有效降低办公平台定做要求。
二、“互联网+”环境下钉钉在烟草企业现代化管理中的应用条件
在“互联网+”背景下, 移动办公成为企业发展的必然趋势, 受到越来越多企业的欢迎。单纯就通讯技术而言, 移动通讯更为方便, 无线网覆盖范围越来越广, 这样就为烟草企业员工随时随地进行移动办公成为可能。就办公效率而言移动办公可以有效破解空间、时间限制, 让烟草企业员工办公不再受到时间、地点限制, 能够通过手机处理相关业务。移动办公让办公流动性、工作协同性以及管理远程化有效融合在一起, 这样就极大地提高了办公效率与管理水平, 促使烟草企业办公效率得到显著进步。
钉钉作为一款能够帮助企业员工进行移动办公的软件, 其优势在于:一是免费且多种客户端都可以使用, 有效降低了平台研发成本。烟草企业中职工数量众多, 职工可能会使用很多手机客户端, 如安卓、ios等, 而钉钉可以兼容这些客户端, 有效解决了先前的办公管理软件无法跨平台使用难题, 而且全程使用都免费, 这样也为烟草企业节省下很大一笔办公系统开发费用;二是简道云可以达到烟草企业各个部门的办公业务需求。烟草公司规模一般都很大, 职能部门划分明确, 包含多个部门, 如生产部、销售部、人事部、采购部等。不同的部门其工作内容也不同, 因此对办公软件有着不同的功能需求, 办公内容变化也很快, 所以办公软件平台要具备相应的灵活性。但是烟草企业员工并非专门的软件专业出生, 所以无法独自开发适用的办公平台, 需要采用外部的办公软件, 同时还要求外部的办公软件可操作性强。简道云是钉钉推出的定制化应用工具, 可以给用户提供出表单、报表、流程设计, 而且出于让用户便于操作的考虑, 简道云还自带了大量应用模板, 烟草企业员工可以按照自身工作需求而开发出相应的办公软件, 操作非常便捷。
三、“互联网+”环境下钉钉在烟草企业现代化管理中的应用研究
1. 以钉钉平台为基础, 提高烟草企业办公效率
当烟草企业借助于钉钉创建办公平台时, 需要综合考虑公司的系统消息、运营事务、部门事务这几大内容。首先在钉钉上创建起烟草企业团队, 让内部员工都加入进来;其次按照不同员工所承担的职责、工作需求、职位划分, 为其提供相应的权限;最后根据各个部门需求, 运用简道云来构建起符合该部门办公需求的软件平台。钉钉上的企业系统消息应当设置成所有员工课件, 其消息类型主要包括烟草行业发展趋势动态、国家出台的烟草行业政策法规、公司公告等。同时, 在企业主页界面还要有各个部门简介、通讯录板块, 便于员工交流沟通。因为系统消息设置成所有员工都可见的形式, 所以这些信息在发布时往往带有公司官方性质, 因此需要专人定期对信息进行更新维护, 保证信息及政策内容的时效性与准确性。
2. 通过钉盘进行文件共享传递可以更加安全放心
烟草公司内部员工进行交流沟通时就会有很多文件需要上传, 同时各个部门相互间也会有很多文件传输。此外, 烟草公司在和客户进行交流时, 也会涉及到大量信息存储, 而这些文件因为数量众多, 如果在聊天窗口中发送往往会被聊天信息淹没, 而翻阅聊天记录会花费大量时间, 且文件容易弄错, 甚至会忘记客户是否发过该文件, 这样就会极大地浪费工作时间, 影响工作进度。但是钉盘存储容量很大, 而且手机便于携带, 能够及时追踪文件查阅状态, 可以很好地满足用户需求。例如烟草企业员工在和客户交流时, 为了让客户更为深入及时地掌握公司的烟草产品信息, 销售员工通常会给客户发送很多图片、文件等资料, 而利用传统的通讯软件, 销售人员在发送给客户资料后, 客户往往没有反馈, 这样销售人员无法判断客户是否收到了资料, 而需要再次确认, 这样工作效率会大大受到影响, 同时也会让员工和客户有距离感。但是钉盘可以及时查看文件接收状态, 当用户查阅文件以后, 销售人员可以进一步介绍烟草产品信息, 从而拉近和客户的距离。
此外, 在钉盘上也可以建立起工作团队, 共享工作所用到的各种资料。例如在讨论某一类烟草新产品营销方案时, 可以先在钉盘上创建团队, 然后让参与谈论的员工加进来, 一起分享并讨论方案内容, 这样不但能提高交流效率, 同时也可以加快工作精度。
3. 使用好行业发布在钉钉上的移动办公应用外, 注重数据分析, 挖掘平台使用深度。
钉钉平台上有行业发布的部分销售、终端、专卖数据。我们要经常性的利用平台的便利性, 可以时刻关注省、市和当地卷烟销售情况, 实时数据分析, 了解市场状态, 及时跟进营销服务。分析平台专卖数据, 梳理重点管控品牌, 实施精准监管, 严防卷烟非法流动。并通过移动办公平台做好专卖、营销、物流、内管四大员的协同工作。
4. 通过移动平台开发应用, 强化内部管理。
除了使用好行业开发的应用模块以外, 我们要依托钉钉应用中心, 将自主开发一些适合工作实际的功能模块, 如假期管理, 解决年休, 加班, 请假等一系列实际问题。如用车申请等, 通过提升钉钉平台的移动办公平台的应用, 提高钉钉的使用频率, 并提升综合办公工作效率等。用印申请解决印章管理中经常遇到的领导不在签不了字等问题, 真正实现了无纸化办公与移动办工。会议室管理实现了对会议室的实时管理, 避免了会议冲突等不必要的麻烦。更多的功能有待一一开发使用。
5. 借助于钉钉的第三方软件, 实现为烟草企业应用定制化。
如简道云可以灵活定制各类报表, 实现数据搜集, 数据管理, 数据分析, 数据协作。提供了14种表单控件, 62种高级函数, 300多种基础功能, 超多的铁杆粉丝共同参与, 数万种高价用法。智能流程引擎, 给数据装上发动机, 多级上报, 流程审批, 自由配置。并通过钉钉接受数据提醒, 不错过任何新数据。
如万能工资条可实现一键群发, excel工资表秒变工资条, 还可以随时撤回工资条, 支持直接在线修改工资条后直接发送, 实现了随时随地查看工资条, 可查看历史工资条, 支持在线确认或报错。
如任务管家可以了解团队成员的安排, 最大化利用空闲时间;任务列表清晰有度, 化繁为简, 实现团队的高效管理, 任务设循环会按照固定周期生成后续任务, 前任务逾期, 后续任务自动延迟;任务内设置循环提醒, 每隔一段时间系统自动提醒, 再也不用提心遗忘。可将任务中某个重要的步骤分解为检查项或者子任务, 逐步解决, 有条不紊, 保证每个环节都不被忽视。解决了管理层对人员执行办的掌控。
四、结论
总而言之, 将钉钉移动办公软件应用到烟草企业管理中, 可以极大地提升烟草企业的现代化管理水平, 将互联网+技术深入有效运用到烟草企业日常运营中, 这对于烟草企业、烟草单位都是质的飞跃。同时面对互联网技术迅猛发展的整体背景, 烟草企业自身还要不断革新, 与时俱进, 才能真正让钉钉办公软件为其作出更多贡献。
参考文献
[]许燕.基于钉钉的移动办公微应用的设计与实现[J].软件, 2017, 38 (4) :137-141.
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