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浅谈公文处理工作的控制

减小字体 增大字体 作者:佚名  来源:www.bob123.com  发布时间:最新发布
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浅谈公文处理工作的控制

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     2000年8月24日,国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第二十条规定:“发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。”而规范公文处理程序,加强公文处理工作的控制是确保公文质量的关键,对推动政府机关工作作风的转变,保证政府工作的顺利进行具有重要的意义。
    为提高公文质量,我们要坚持以《国家行政机关公文处理办法》为指导,按照公文处理程序,对发文办理工作程序进行严格的控制,促使公文处理工作上水平、上档次、上台阶。
一. 加强公文的起草工作的控制
    公文起草是公文处理工作的始发站,公文第一稿起草质量的优劣直接影响办文效率,因此,必须从严控制。公文既要符合国家的法律、法规及其他有关规定,又要结合本机关、本单位的实际情况。目前,草拟公文多数是职能部门和秘书部门的事,但不要把起草公文的工作,不分轻重都推给职能部门和秘书去做。重要公文,机关、单位的领导应该亲自动手起草。重大和复杂问题,应该是经过一定“会议详细讨论,或者有关领导作出具体指示,然后动手起草。
二. 加强公文的审核工作的控制
    做好公文的审核工作是保证公文质量的一个重要条件。经过严格论证把关,文件草拟出来领导签署之前,要有分管文秘的办公室主任严把审核关。一要看文件的观点、主旨是否鲜明、正确,是否符合国家的有关规章制度;二要看结构层次是否完整清晰,是否合乎章法;三要看语句是否简洁、平实,是否合乎逻辑和语法规范,标点是否恰当,数字是否准确,人名、地名、计量单位是否规范等;四要看公文格式和文种标题是否完整、正确。譬如发文稿纸是否标准,所用文种是否恰当;附件是否完备;主题词是否准确,报送机关是否适当等等。
三. 加强签发工作的控制
    经审核在内容和形式上都合格的文稿,要及时送交领导签发。领导是否签发和签发是否规范,都直接决定了公文的“法定”命运。文件一般由分管领导对口签发,涉及全局性的工作由党政一把手签发。但对领导之间未通气的重大事项,要向主要领导汇报。对应由分管领导签发的,不要递交其他领导或主要领导签发,以避免在领导间造成误会,也避免增加领导负担。目前公文处理法规条例没有对领导签发提出规范要求,但根据工作实际,要提醒领导注意以下几点:一是意见签署要明确、准确,不能模棱两可,含糊其词,甚至存有歧意;二是意见、署名、时间要齐备,时间要写明公历年、月、日,不可用元月或元旦等代替;三是签字要用毛笔、钢笔或适用于永久保存的圆珠笔,以利于存档。对签署不符合规范的要及时请领导重签;对领导因故不签署的,要查明原因,向领导说明文稿的必要性。
四. 加强公文的复核工作控制
    签发完毕的定稿又回到办公室,由办公室交文印室缮印。《国家行政机关公文处理办法》第二十九条规定:“公文正式印发前,文秘部门应当进行复核。重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。”对负责人签发完后交来的文稿连看都不看就送去打印是既不符合程序也不负责的做法。复核的重点是负责人修改公文的地方,具体步骤可略称为一通二正三请示。一通,是看负责人修改过的文句是否与原稿上下句语义贯通,衔接上有无问题,如有,则加减个别词语使之通顺。二正,是看负责人修改过的文字,有无因笔误造成的掉、错及多字的情况,如有,则改正过来。这两项文字工作主要是使公文文字畅通,用词准确。这里应指出的是:经负责人签发的定稿,在内容上负责人加上的话一句不许删,负责人没写的话一句不许加,要严格按负责人签发的定稿交付缮用。一通二正,仅是不影响原意的小修小补。但如果发现负责人修改过的地方在内容上有与实际有出入,办公室文秘人员应本着既尊重领导又尊重客观实际的精神,口头向负责人请示,如实向负责人汇报客观情况,并请示文稿如何表述,这就是“三请示”。在复核中如有请示之处,应先行请示然后可一通二正。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
五. 加强缮印工作的控制
    定稿复核完毕后,交文印室缮印。从缮印开始,公文就进入校对程序。按原稿打出的第一版,由办公室文秘人员依据原稿进行“一校”。一校后交文印室打出第二版,由办公室文秘人员把第二版及原稿一起交拟槁人进行“二校””。二校后交回办公室,文印室再打出第三版,文印室把第三版、原槁及第二版一起交办公室文秘人员再进行“三校”。三校完毕后,办公室主任在第三版上签印。办公室文秘人员进行编号、登记,交文印室正式印制公文。
六. 加强用印、登记、分发工作的控制
公文印制完毕后,办公室文秘人员应对印制好的公文再看一遍,确保无误以后,对公文进行用印,填好发文登记本,根据要求进行分发。
发文办理是由草拟、审核、签发、复核、缮印等一系列程序组成的统一整体,任何一个环节的拖拉和延误都会影响公文的效率和质量。为此,我们在保证公文质量的前提下,尽可能加快工作节奏,提高运行速度。实际操作中,我们既要严格遵循公文处理程序,又不能死搬硬套,要注重原则性与灵活性相统一。
 
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