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明责强能开创高校办公室工作新局面

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  [摘要]高校办公室是高等学校整个管理系统中非常重要的一个部门,其职责主要包括服务、参谋、管理、协调、领导指挥等五个方面。不仅如此,高校办公室也是学校内树榜样外塑形象的一个重要窗口,其工作状况以及工作人员的精神面貌、工作作风、办事效率等将在校内校外产生重要的影响。
  [关键词]办公室工作 工作职责 工作效率
  
  高校办公室是学校内树榜样外塑形象的一个重要窗口,其工作状况以及工作人员的精神面貌、工作作风、办事效率等将在校内校外产生重要的影响。
  因此,高校办公室必须按照优秀的标准高要求高定位。在履行基本职责时要牢固树立窗口意识、精品意识,努力开创工作新局面。
  
  一、认真履行岗位职责,扎实推进办公室各项工作
  
  高校办公室要履行好工作职责,必须重点抓好以下三个方面的工作。
  1.要牢固树立规范意识,扎实抓好各项工作的建章立制。就是要把办公室的各项工作、各个步骤、各个环节,用科学、合理的机制和制度加以规范,并以制度保证全体工作人员都能严格、自觉地遵守。办公室的工作具体、细致、琐碎,其服务功能、管理功能、督查功能较强,要把制度作为一项长期性、根本性的工作来抓。要不断总结经验,认真查找漏洞,坚持把有效的办法上升为制度,把失误的教训转化为规章。要进一步完善和落实组织工作督查制度、考核制度、奖惩制度、内部管理制度,努力使制度涵盖每一个小环节,减少执行实施的随意性、无序性和盲目性。
  2.要牢固树立和谐意识,切实抓好校内校外的各项协调工作。高校办公室的工作相对于其它部门的工作具有自身的特点,就校外单位、校内的二级部门及教职工而言,办公室往往扮演学校领导代言人的角色;就学校领导而言,办公室又是校外单位、校内二级单位及教职工意见的反馈人。这在客观上,就要求办公室在工作中要基于全局的角度、整体的角度,充分综合各方面的情况协调各方面的力量,调动激发各方面的积极性、主动性、创造性。因此,办公室工作人员要着眼全局,无论是总结工作还是提出建议,都要站在全局的高度,从整体推进、全面发展的高度出发。要履行好综合协调的职责,必须注意以下几个方面:一是要爱岗敬业。对所从事的工作要“干一行,爱一行,专一行”,只有热爱工作,才能干好工作。要以甘于吃苦的态度做好服务工作,以无私奉献的精神追求人生价值。二是要严格自律。办公室工作人员接触面广,面对五彩缤纷的世界,面对形形色色的诱惑,不能放松对自己的要求。三是要团结和谐。办公室工作好比高校这个大机器中的润滑剂,求团结、求和谐、求合作是做好工作的重要前提。要尊重他人的劳动,体贴他人的困难,争取他人的支持,相互帮助、相互促进,增强高校工作的整体效能。
  3.要牢固树立窗口意识,树立形象的职责,充分发挥榜样示范的作用。就是要用一流的工作态度、一流的工作作风、一流的工作业绩来塑造办公室的形象,维护领导权威,赢得群众信赖。要真正做到内树榜样,外塑形象,就要抓好以下几点。第一,对工作要有高度的责任感和庄严的使命感。高校办公室必须明确其工作的桥梁性、纽带性和窗口性,必须明确其工作的好坏将直接影响学校的整体工作水平,只有明确了这些问题,才能在工作中自觉地意识到责任和使命,而责任感和使命感则能强烈地激发办公室工作人员工作的积极性、主动性和创造性,并促使人们在工作的过程中小心再小心,细致再细致,认真再认真。第二,对人和事要有诚恳的态度,求真务实的精神,办公室工作归纳起来不外乎待人接物两方面。就待人方面,我们始终要坚持“心中有人”、“以人为本”、“以爱为基”的理念,牢记“为人民服务”的宗旨,常怀诚恳、虚心的态度,真正做到热情接待、耐心沟通。在办事方面,我们要始终坚持“眼中有物”、“求真务实”、“开拓创新”的理念。要全面了解事情的真实情况,在工作中要勇于创新,要有新思维、新观念、新做法,追求新成果、高效率。
  当前,我国综合国力高速发展,高等教育蓬勃兴盛,广大人民群众对优质高等教育的需求日益迫切,学校之间的竞争力日趋激烈,作为办公室这个举足轻重的综合性部门,要紧紧把握高校工作脉搏,紧紧抓住政务、事务、服务三项基本职能,进一步明责强能,更好地为高校的中心工作服务、为基层服务、为人民群众服务。
  
  二、坚持科学发展观,不断提高办公室各项工作的效率和水平
  
  时代在进步,社会在发展,新情况、新问题层出不穷。面对新形势、新任务,高校办公室工作也面临许多新情况、新挑战。要把办公室工作提高到一个新水平,牢固树立和认真落实科学的发展观和正确的政绩观,胸怀大局,服务大局,就要坚持改革创新,进一步转变工作职能、工作方式、工作作风,提高工作效率和质量,为领导决策、教学科研、师生员工提供优质高效服务;就要坚持严格管理,努力建设一支政治坚定、业务精通、清正廉洁、作风优良的办公室工作队伍。为此,办公室必须作好以下几点:
  1.要注重学习,加强调研。面对新形势要不断学习新知识,研究新问题,抓紧充实和提高自己,搞好知识储备,使办公室成为学习型的单位,同时,注重把学到的理论应用到实践中去,用理论指导工作,解决实际问题,要根据高校各个时期的中心工作进行深入调研,形成有独到见解的调研报告,切实为高校重大决策提供第一手材料。
  2.要坚持强化责任落实,完善督查功能,提升管理层次,提高管理水平。进一步明确和层层落实岗位责任制,建立以岗定责,职责分明,责任共识,制度约束的工作机制,进一步提高信息、简报的时效性和建立评比奖励制度,进一步提高办公自动化程度和档案使用效能。要及时跟踪、准确把握各个时期中心工作的发展情况和可能遇到的问题与建议。尽快制定并建立起具有针对性、可操作性的督查措施和手段。要统筹协调,科学安排日常工作,要进一步做好文书处理、机要保密、来访接待、提案、议案和行政复议办理等工作。
  3.要坚持抓队伍和形象建设。必须切实加强办公室工作人员的思想素质、业务能力和工作作风建设,努力提高办公室工作人员的政治理论水平和业务能力,打造一支高素质的办公室工作人员队伍。要重视思想建设,坚持经常性学习与集中学习相结合的原则,切实提高办公室工作人员的政治意识、大局意识、奉献意识、服务意识;要提高业务能力,坚持理论学习和创新实践相结合的原则,加强业务能力培训,努力提高办公室人员工作水平和驾驭各种复杂情况的能力,做到提笔能写、开口能说、有事能干、事事能思;要抓好作风建设,大力培养办公室工作人员团结进取的优良作风、清正廉洁的生活作风和严谨规范的工作作风,扎实工作,无私奉献,在平凡的岗位上干出一番无愧于时代、无愧于人民的事业。
  “政以才治,业以才兴”,作为办公室工作人员的一份子,我们要切实明确自己的职责,努力提升自己的能力,明责强能,推进工作再上新台阶,努力开创高校办公室工作的新局面。
  
  参考文献:
  
  [1]胡鸿杰.办公室事务管理.中国人民大学出版社,2004,4.
  [2]牛楷.办公室主任完全手册.光明日报出版社,2006,1.
  (作者单位:湖北长江大学工程技术学院)
  
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