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浅论高校院(系)教学秘书的职能与素质

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  [摘要]本文根据高校合并、扩招的新形势,论述了高校实行校、院(系)二级教学管理体制后,院(系)教学秘书的工作内容与要求;结合工作实际,阐述了院(系)教学秘书必备的职能与素质。
  [关键词]高等学校 教学秘书 职能 素质
  
  随着我国高等学校合并、扩招等改革工作的不断深入,我国许多高校的办学规模都不同程度地扩大,为了适应新形势下教学管理工作的需要,目前大多数高校普遍实行校、院二级教学管理。教务处是学校教学管理的职能部门,各学院是学校二级管理机构;在教务处的领导下,学院进行各项教学活动。教学秘书是学院专职教学管理人员,承担具体的日常教学管理工作。校、院二级管理体制的实施,对院(系)教学秘书的工作赋予了管理性和服务性的双重特性,对教学秘书的素质也提出了新的更高要求。教学秘书在院(系)的日常教学管理工作中具有举足轻重的作用。因此,研究高等学校二级教学管理体制下,院(系)教学秘书的职能和素质,对搞好高校的教学管理,提高教学质量具有重要的现实意义。
  
  一、教学秘书的职能
  
  院(系)教学秘书从事的教学管理工作主要包括教学计划管理,教学过程管理,教学质量管理和教学档案管理等工作。
  1.教学计划管理
  教学计划是保证教学质量和人才培养规格的基本文件,是安排教学任务、组织教学过程的基本依据。教学秘书要在上级主管的领导下,根据专业要求,按照教学规律认真组织制定教学计划;根据专业自身发展的需要,适时调整、修订教学计划。教学计划是一种具有法规性的重要教学管理文件,在教学工作中要保持教学计划的权威性、稳定性和连续性,防止他人任意改变教学计划。教学计划的制定与执行的工作特点,要求教学秘书应对本院各专业的情况了如指掌,不但要认真完成日常教学管理工作,还要善于发现专业教学中的新问题,新特点,积累经验,及时提出修订、调整教学计划的建议,确保教学计划更趋于合理。在教学管理工作中,教学秘书通过推行教学行政管理工作,协调各个教学环节,使教学有序运转,为认真完成教学任务、确保人才培养质量发挥教学组织工作的作用。
  2.教学运行管理
  教学运行管理是使用教学行政管理职能,将教学计划实施于教学活动中的最重要的教学管理工作,它包括以教师为主导、以学生为主体,师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、院两级教学管理部门为主体进行的行政管理,它从计划到实施,从起始到终结,再到新的起始和终结,是一个复杂而有规律的发展过程。一项任务紧接一项任务,一个环节紧扣一个环节。因此,各级教学管理组织要协同配合,步调一致,严格执行教学规范和各项制度,保持教学工作稳定运行,确保教学质量,随意超前和拖延滞后都会对教学造成难以弥补的损失。在整个管理过程中,教学秘书必须及时上传下达教务处的工作部署,传达教学任务,组织落实教学筹备工作,督促教师严格执行教学计划,严格实行调(停)课制度,及时处理执行过程中出现的问题或事故;及时协助教务处做好本院各类考试的监考安排工作;及时整理学生成绩,发放学生的各种证书;及时统计上报教师工作量。
  教学运行管理工作是经常性的教学管理工作,教学秘书要严格按照管理制度和检查方法开展工作,认真记录执行的结果。在这一管理过程中,教学秘书在教学主管领导与教师、学生之间发挥的是桥梁和助手的作用,自身工作同时发挥着指令和服务双重作用,是他人难以替代的。
  3.教学质量监控管理
  为了提高教学质量,教学管理部门必须及时了解教学中出现的问题,协调教与学的关系,保证教学活动的正常运行,必须经常进行教学质量的定期检查、随机抽查或集中检查。教学质量监控的内容包括教学文件的完整性,任课教师的落实情况,教师讲稿、教案准备和作业批改情况,教材到位情况,实验实习环节的安排,教学设施与手段的配置,教师课堂教学质量、学生上课出勤率、毕业设计等情况。
  在教学质量监控管理工作中,教学秘书要提出质量监控工作方案,协助学校教务处对本院的教学工作进行检查,如负责组织检查听课、召开师生座谈会、收集反馈意见等。及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处和院领导,为上级部门和主管领导提供决策依据,以便学校统筹解决问题,确保教学质量的提高。
  4.教学档案管理
  教学档案材料主要是教学管理工作重要的指令性文件、教学过程中形成的记录、纪要和各种总结性材料等。院(系)教学档案的管理和建设是院(系)教学秘书的重要管理工作内容。教学档案是在本学院的发展过程中形成的,承载着院(系)教学活动的概貌和工作结果,直接反映了基层教学水平和院(系)的发展,是院(系)历史发展的原始记载,是开展教学改革、教学研究、推动学科发展的基础条件,是维护教学工作历史的重要凭证,是评价教学效果和进行教学、科研决策的重要依据,为今后的教学研究、教学改革、教学发展提供了前人的研究成果和研究思路,对今后教学工作具有指导和参考作用。教学秘书在日常教学管理工作中,必须注意有关资料的收集、整理、统计和归档,建立一套种类齐全、内容丰富的教学档案,以便及时、准确地为学校和院领导提供情况和数字,分析研究教学中的问题。要充分利用教学档案,为教学工作、教学研究和教学管理服务。
  
  二、教学秘书的素质
  
  人的素质是指一个人的政治思想、道德品质和知识技能,经过长期锻炼和学习所达到的水平。教学秘书的职能及其在教学管理工作中的重要作用,要求教学秘书应该具备以下几个方面的良好素质和能力。
  1.具备良好的政治思想素质
  政治思想素质是人综合素质的核心和灵魂,决定着其他素质的价值取向和动力方向。教学秘书不能整天只忙于处理日常琐事,低效率地办理低层次事务,应该加强对党的路线、方针和政策的学习,特别是要学习、研究高等教育管理理论,树立法制观念,这样才能站得高、看得远,增强对问题的观察能力和预见性,更好地适应社会、经济、教育发展对教学管理工作的新要求,树立管理服务意识、管理育人意识。这样才能做好领导的参谋和助手,为师生提供高质量、高层次的管理服务,高效率、高水平地做好事务性管理工作。
  2.具有较高的专业知识素质
  教学秘书要熟悉本学院各专业、各学科的基本知识和结构体系,了解各学科教学的要求和相互之间的关联,熟悉教学过程和教学规律,及时解决教学中碰到的问题。教学秘书只有对本专业有比较深入的了解,对各门课程的基本内容比较熟悉,懂得各学科之间的联系,在安排课程时才能符合教学规律的要求,正确处理课程的先后顺序和相关学科之间知识结构的关系。
  3.具有健康的心理素质
  教学秘书工作是一项繁琐、劳累而清贫的工作,难以直接形成具体的有形成果,在工作中,教学秘书主要处于配角和服务性的地位,取得的工作成绩主要体现为教学工作的正常运转,不一定会引起领导和别人的关注,更难得到及时的表扬和肯定,但如果工作中稍有疏忽,则可能影响到诸多方面,甚至导致教学事故,并很快遭到来自多方面的误解、埋怨和批评。如果教学秘书没有高尚的思想境界、良好健康的心理素质就难以胜任这项工作,如果没有良好的敬业精神和奉献精神,就不能担当这一重任。
  4.具有与时俱进的教育质量观
  高等教育规模的不断扩大,特别是高校素质教育的深化细化,要求教学管理工作者的教育质量观要与时俱进。高校教育的最终目标是培养各种类型高素质人才,包括学术型人才、实用型人才、精英型人才、复合型人才等,因此,教学秘书要深刻了解本校的

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