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做好办公室事务工作的几点思考

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  [摘要]办公室人员在现代管理中起着参与政务、管理事务的作用。办事人员必须具备强烈的责任感和使命感,良好的思想文化和职业道德素养,这样才能真正提高办事工作的质量和水平。
  [关键词]办事人员 责任 意识
  
  办公室人员在现代管理中起着参与政务、管理事务的作用,也就是如何办好事、当好参谋的角色。
  
  一、办好领导交办的事
  
  1.接受工作任务的“三要素”。一是办什么事。二是什么时间完成。三是注意工作质量等。办事人员在接受领导交办任务时,一定要把这“三要素”搞清楚,为办好事情创造前提条件。
  2.优化办事成果的“三比较”。办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
  3.把握好办事的“三形式”。办事可能出现三种形式:一是单一办事。在同一时间内完成一项工作任务。二是交叉办事。同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成。三是穿插办事。三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
  4.检验办事效率的“三标准”。办事人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验:一是工作质量是不是达到了领导要求的条件,有没有潜在的问题和漏洞。二是工作速度有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形。三是对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
  5.向领导交差的“三注意”。工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导交差,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。交差时要注意三点:一是不失真。二是不吹嘘。三是不邀利。
  
  二、办好请办的事
  
  做好请办工作的基本要求是,办事人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出办事人员在请办工作中的参谋助手作用。
  办好请办的事关键注意以下五点:一是精心准备,提出合理建议。二是讲究方法,选择适当形式。三是注重程序,坚持逐级请办。四是提高艺术,优化请办效果。五是以缓应急,避免紧张出错。
  三、办事要强化五种意识
  1.自我意识。自我意识是指对自身和所处环境关系的认识和感受,它是办事人员现代意识的内容之一。虽然工作具有很强的服从性、服务性特点,但办事人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,这些办事人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个办事人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。
  2.信息意识。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是办事人员提高工作效率的重要保证。办事人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,办事人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。办事人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于办事人员对信息的发掘和掌握。
  3.超前意识。超前意识是办事人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。办事人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是办事人员树立超前意识的前提。一是必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念。二是要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。
  4.创新意识。过去对办事人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,办事人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥办事人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给办事人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。
  5.责任意识。办事人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,办事人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高办事工作的质量和水平。
  
  (作者单位:山东劳动职业技术学院)
  
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