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浅谈高校电子校务发展趋势与策略

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  [摘要]电子校务是高校办公管理信息化的一场革命,也是一项系统复杂的工程,正在不断地改变着传统的管理模式。本文综合分析办公自动、电子政务与电子校务的内涵,根据高校行政、教学与科研管理现状与信息化管理需求,构建电子校务管理平台,对目前普遍存在的问题提出几点建议。
  [关键词]高校 电子校务 现状及发展策略
  
  随着信息化社会的迅速发展,高校作为教育事业的领头军,实现电子校务是时代赋予的使命,同时也代表着信息化水平的高速发展。教育电子政务是教育信息化建设的主要方面之一,是实现教育管理现代化的重要手段。
  
  一、办公自动化、电子政务与电子校务的涵义
  
  办公自动化OA(office automation)是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术,主要是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业,从而大幅度地提高办公效率。20世纪80年代开始在我国普及应用。
  电子政务是借助电子信息技术而进行的政务活动。电子政务是电子信息技术与政务活动的交集,广义的政务泛指各类行政管理活动,而狭义的政务指政府部门的管理和服务活动。我国电子政务系统的大规模应用基本上是20世纪90年代中期以后。
  电子校务是电子政务在学校中的具体实现,它是在社会信息化发展背景下,利用现代信息和通信技术手段,建立起一个实现信息资源共享、提高各部门工作效率、改善领导决策支持和面向师生员工服务的校务体系。
  
  二、高校行政、教学与科研管理现状
  
  1.行政系统信息化管理薄弱
  目前,很多高校的行政管理系统信息化滞后,特别是公文传输和公告通知发布,人工送达文件现象仍存在。主要原因是硬件设施投入不足,办公室人员计算机水平不高,以及办公自动化软件开发落后。从行政管理方面来看,简化工作程序,提高工作效率,提升服务质量是目的所在,由于种种原因,大多数高校仍保留传统的办公管理工作。 
  2.教学科研管理现状
  学校职能部门各自为政,信息沟通不畅,上报报表繁杂,上报信息不能充分利用,资源无法共享,重复劳动现象严重普遍存在。另外,学校在招生、分配、专业设置、学制与层次、学生的专业选择等管理方面都呈现出相对的封闭性,也造成了学校无法及时实施与社会的沟通与联系;从管理方法来看,教学管理以过程管理为主,有的学校虽然实现网络管理,但管理方法僵硬、呆板,导致管理的滞后和被动,教学管理手段仍停留在电话通知、手工填表、单位上报阶段,信息流通渠道不畅通。导致学校和学生难以拓展其生存与发展的空间。
  3.信息孤岛成为电子校务发展的瓶颈
  由于高校电子校务系统的实施建设没有进行统一的规划,各所高校对于系统所采用的技术及所遵循的信息标准各不相同,因而造成了高校电子校务系统各自为政的局面。当前,国内已实施建设电子校务的高校不仅与国家教育行政管理部门无法相通,而且与其他高校之间也无法实现数据共享和协作。信息孤岛问题的存在完全违背了国家推广建设电子政务的初衷,现已成为教育信息化发展的瓶颈。目前,高校电子校务建设存在部门之间交流不畅通的状况,从而导致信息孤岛。
  
  三、电子校务发展的趋势与策略
  
  1.加强办公管理信息化,构建“节约型”校园
  高校电子校务建设,不仅改革传统的管理模式,大大降低管理成本,而且实现办公区域网络化,解决时空矛盾,有效衔接职能部门以及科研院所,实现系统整合和资源共享。电子政务是一场划时代的革命,已得到各国政府的普遍共识。同样,电子校务的推行也是一场革命。电子校务基本上分为行政办公管理、档案管理、教学教务管理、学生信息管理、科研学术管理、人事信息管理、财务系统管理和后勤服务管理等等模块,要使这种办公管理模块有效的运行,必然促进学校现行管理体制的变革,不断冲击传统的管理模式。
  与传统的办公模式相比,电子校务的建设,优点十分明显。不但能够提供大量的具体数据和进行模拟分析,能在网上及时与有关人员进行专题分析研究,使决策更加科学。而且可以数十倍地提高办公效率,给各类办事人员提供极大的方便,同时还可节省大量办公经费,构建“节约型”校园。
  2.领导高度重视,加大投入,完善科学管理体制
  电子校务建设需要高校领导的高度重视,大力投入软硬件设施,促进各级部门推行电子校务。学校领导要高度重视管理信息系统的建设,需要全局规划、统一设计、分段实施、精心管理,其建设和运行需要从学校管理的全局来考虑。同样,电子校务开展的如何,也直接反映学校管理水平的高低,是学校的窗口和门面。
  3.成立专门机构,统一规划,整合资源,有效减少信息孤岛
  各校应该成立信息化管理专门机构,统一规划,整合学校信息资源,进行标准化管理。从而保证各个系统拥有统一的底层数据库、统一的中间件、标准的数据接口和系统开发接口, 避免了同一个学校内部各应用系统的低水平重复建设、信息无法共享、资金资源浪费等现象, 从根本上解决了校园内所有应用系统的数据共享和未来系统升级、维护等问题, 为校园内真正实现“一卡通”创造了条件。
  4.加强资金投入,多渠道筹资建设电子校务
  国内很多高校的信息化建设,资金短缺是制约信息化建设发展的主要障碍。资金的持续投入,才能保障高校电子校务建设的持续发展。除了国家或各省财政投入以外,还要多方开拓渠道筹集资金,并做到专款专用,保障高校信息化正常运行,有力推进电子校务建设。也可以吸引校外力量,租用公司软硬件设施有效过渡,达到推行电子校务的效果。
  5.加强教育,提高管理人员综合素质
  要真正发挥电子校务系统的作用,人员的素质至关重要,要求管理人员特别是领导干部具备一定计算机技术能力。因此,培养既懂技术又懂管理的综合人才,将技术和管理实践结合起来,才能真正使软件符合学校的实际,发挥软件的作用。否则,会从推行开始就会陷入恶性循环的困境。
  6.立足实际,循序渐进,有效推广
  无论是网络软硬件的建设,还是电子校务的推行,都必须立足实际。要坚持“人性化”原则,一个成功的电子校务系统,主要看它能否为广大师生接受,能否真正提高办事效率并讲究实用。系统设计人员应该充分听取管理人员的意见,充分考虑普通管理人员的计算机应用水平,力求使系统简便实用,促进管理人员的积极性。
  另外,高校必须完善绩效考核机制,逐步推进电子校务的发展。比如,把办公自动化应用能力和水平列入职工年度考核指标体系,并把它作为选拔或作用干部的重要因素;加强电子校务系统应用的培训工作,进行办公自动化资格考核,定期组织人员进行经验交流,建立奖惩机制;让新参加到管理岗位的工作人员尽快熟悉,更有效推广应用电子校务。
  
  参考文献:
  [1]朱启鑫.高校办公自动化系统初探[J].温州大学学报,2004,(3).
  [2]沈镅.以电子政务方式促进高校教学和科研管理的改革[J].首都经济贸易大学学院,2003,(3):75-77.[3]陈厚峰.教育电子政务之我见[J].计算机教育,2004,(10).
  [4]赵育莹.高校办公自动化势在必行[J].科技与管理,2001,(2).
   (作者单位:四川农业大学)
  
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