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浅谈企业会计如何从电算化走向信息化

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  [摘要] 目前我国会计电算化的局限性和互联网的发展、WTO的经济背景,使得企业会计从电算化走向信息化成为必然。文章阐述了会计电算化和会计信息化的关系,会计电算化对会计信息化建设的启示以及会计信息化建设中的注意事项。
  [关键词] 会计电算化 局限性 会计信息化 信息化浪潮
  
  一、会计电算化的现状
  目前,我国有越来越多的企业脱离手工会计系统而转向会计电算化系统, 一些企业在其中受益匪浅。据《计算机世界网》资料显示,从事房地产业务的大连万达集团通过会计软件联网进行财务管理,使整个集团的财务部人力成本下降30%~50%;报表合并从1周缩短到3天;应收账款周转率提高2.5倍;房地产成本降低12%,采购成本降低15%;费用预算降低10%。但大部分企业在实施过程中,会计电算化的局限性也越来越多地暴露出来。
  二、会计从电算化走向信息化浪潮的出现
  互联网的发展、WTO的经济背景,对传统会计管理发起了猛烈冲击,预示着会计电算化新的一场革命的到来。
  1.电子商务的普及化,使得许多企业成为全球网络供应链中的一个节点
  网上交易、网上结算、电子合同、电子报表的盛行,使得传统的财务计价、财务控制、结算方式等发生了革命性变化,相对降低了过去的融资、筹资、资金管理等地位;电子现金、电子支票、电子信用卡、多国货币结算方式的出现,取代了原来的纸质现金、支票、汇票。所有这些,都使得企业成为全球网络供应链的一个节点,这对传统的会计功能产生了冲击和改变。
  2.电脑网络的发展,使得会计核算有条件走向集中化
  会计信息有条件实施实时动态管理这种时空的跨越,使得企业无论规模大小,都可以拥有原来只有跨国企业才具备的一些优势和资源,甚至可以将各种有关客户、供应链、合作伙伴、虚拟企业的全球信息掌握在手中,完全模糊了传统会计期间的划分。
  3.网络技术的发展,使得财务业务协同处理的难题轻而易举地得到了化解
  例如,企业内部各部门、各地分支机构、客户、供应商等之间的协同,供、产、销、控制、预测业务活动过程中每个节点的协同等,都可以得到实时处理,同时把结果反馈给业务系统,全面集成各种信息。
  4.在WTO背景下,大大小小的企业事实上已经全面推向国际市场
  即使产品完全在国内销售的企业,也会由于面对的竞争背景、业务环境、会计信息都已经是国际化的,而成为“国际企业”。打破传统会计制度与国际会计接轨,符合国际会计准则,支持多国语言、多币种和电子结算,已经成为必然选择。
  三、会计从电算化走向信息化应关注的事项
  1.了解会计信息化的特点
  以企业资源计划(ERP)的会计管理信息化为例,其特点主要表现在以下几方面。
  (1)即时性。在ERP系统中,会计子系统只是这个企业管理信息系统的一个有机组成部分,与其他子系统之间有着密切联系。所以,各种资料不但联动,而且能够随时更新,每个相关人员都能随时掌握即时资讯,非常有助于提高企业竞争力。由于该系统中资金管理对会计科目的分层,使得它与其他会计软件相比具有绝对优势。比如,它不需要进行任何人工分析,就能自动生成现金流量表。
  (2)集成性。由于会计子系统只是这个系统的一部分,并且与其他子系统之间有着密切联系,所以,分销、制造子系统的业务数据能够通过信息集成直接传入会计子系统, 自动采集业务数据、自动选择总账科目和明细账科目、自动生成记账凭证。这样,既避免了数据的重复输入和重复存储,提高了数据准确性、一致性,又满足了其他各子系统对各种基础数据要求很高的精确化。
  (3)远见性。ERP的会计子系统不但与其他子系统融合在一起,而且其本身又包含财务会计、管理会计、成本会计等内容。这种财务系统定位,非常有利于财务部门进行前瞻性分析和预测,体现先进的财务计划、控制、决策。从整个企业管理角度看,它有利于企业实行事中控制和事后反馈,有利于提高企业管理水平。
  2.吸收会计电算化对信息化的有益启示
  会计电算化和会计信息化处于一件事物发展的两个不同阶段,所以,要充分吸收会计电算化对信息化的有益启示。
  (1)重视建立企业管理软件咨询市场。会计电算化的成功经验表明,没有会计软件市场的成熟与繁荣,就没有会计电算化的今天。会计信息化也是这样。ERP系统目前在技术上已经非常成熟,但是这不仅仅是一个技术系统,更是一种管理思想。如果没有一个比较完善、成熟的软件咨询市场,就难以成功。在会计信息化过程中,要立足国内,开发适合我国文化和习惯的管理软件,建立一个比较完善的、成熟的管理软件咨询市场,为企业实施信息化提供管理、制度、技术及培训等方面的支持,以保证会计信息化的成功实施。
  (2)重视一对一管理软件的开发。会计电算化的成功经验表明,一对一会计软件的开发在其中起到了巨大作用。会计信息化也是这样。不同企业的业务范围和管理模式千差万别,所以,要提倡针对企业特点开发一对一管理软件,而不是企图用同一把钥匙打开所有的锁。
  (3)人才是关键。会计电算化的成功经验表明,人才是关键。会计信息化也是这样。会计信息化的建设比会计电算化要复杂得多,所以,更需要造就一大批具有创新思维、高素质的系统维护、一线应用,以及懂得二次开发的技术人才,同时要加强全员性的计算机知识和实际应用能力的培训,尤其要加强关键岗位人员的培训;还要加强对企业主要领导尤其是一把手的培训,提高一把手对企业信息化建设重要性、紧迫性的认识。
  四、如何开展会计信息化
  会计信息化是提高企业管理水平的龙头。原因在于,信息化建设是推动企业管理创新、技术创新、制度创新的强大动力,而会计信息化又是企业信息化管理的中心和核心,是其中最关键的环节。如何开展会计信息化,主要应关注以下几个方面:
  1.硬件上要搞好企业内部局域网建设
  由于目前企业办公自动化已经相当普遍,所以,企业内部局域网建设已经不再困难。相反,如果这方面的硬件建设达不到要求,则肯定无法适应企业市场竞争的需要。
  会计信息化最终要实现全面供应链管理和电子商务。企业建立自己的网站或者网络服务公司,进行电子广告、电子支付结算、电子银行、网上咨询等,以拓展商贸渠道,增加贸易机会。会计信息化就是要充分利用计算机及网络技术,从不同的来源和渠道收集企业经营活动中所产生的会计数据、会计资料,按照经济法规和会计制度的要求予以存储、加工,并生成会计信息,向企业内外部各方面传递,以帮助信息使用者改进经营管理、加强财务决策和有效控制经济活动。在网络时代,为了适应电子商务发展的要求,会计信息化在实现其基本目标的基础上,向着会计网络化的总趋势发展。展望未来,网络会计将成为信息时代会计电算化的新领域。
  2.软件上要选择使用统一会计软件
  一方面要选择使用统一的会计软件,对各种软件产品进行比较、分析、筛选;另一方面,要根据企业特殊要求,制定软件公司进行个性化设计,不但要适合企业目前需要,还要具有前瞻性眼光。
  3.系统上要做到人员落实制度扎实
  一方面要落实专门人才,如从事局域网建设、维护方面的人才;另一方面,要把重点放在相关制度建设上,并落实到实处。尤其要指出的是,制度建设的深度和广度决定着企业管理水平提高的幅度。这主要包括:明确信息报送体系,规定子公司必须上报的指标名称、指标构成规定、指标统计时间、指标报送期限;各种指标体系要尽可能使用相对指标,便于对照比较;设计好指标汇总表式,便于进行分析、比较、监控;要规定会计部门对汇总表开发利用的要求,把财

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